Die wichtigsten Funktionen einer Schulsoftware

Von HRM bis Notenverwaltung: Wir werfen einen Blick auf die wichtigsten Funktionen einer Schulsoftware. 

Unternehmen aller Art können von der Nutzung einer geeigneten Business Software profitieren. Vor allem das ERP-System steht dabei als Herzstück der IT-Infrastruktur eines Unternehmens häufig im Mittelpunkt. Doch auch Einrichtungen und Organisationen, die nicht der freien Wirtschaft angehören, können von der Nutzung einer vergleichbaren Software profitieren. Dazu zählen auch Bildungseinrichtungen wie Schulen. Im Folgenden wollen wir uns daher einmal näher mit einigen, wichtigen Eigenschaften und Funktionen einer Schulsoftware auseinandersetzen und aufzeigen, worauf Schulen bei der Suche und Auswahl eines geeigneten Systems achten sollten. 

Das Enterprise Resource Planning 

Zunächst muss jedoch definiert werden, worum es sich bei einem ERP-System überhaupt handelt. „ERP“ ist ein Akronym und bezieht sich auf das Enterprise Resource Planning; zu Deutsch die Geschäftsressourcenplanung. Hierbei handelt es sich um die Aufgabe eines jeden Betriebes oder einer jeden Organisation, die eigenen Ressourcen so effizient wie möglich einzusetzen. Dazu bedarf es unternehmensintern einer Vielzahl unterschiedlicher Geschäftsprozesse. All diese Prozesse und Abläufe lassen sich mittels einer geeigneten ERP-Software digital abbilden. Ein ERP-System verfolgt dabei einen abteilungsübergreifenden Ansatz, indem es unterschiedliche Module miteinander verknüpft. Dazu zählt beispielsweise das Dokumentenmanagement. 

Dokumentenmanagement (DMS) in Schulen 

Das Dokumentenmanagement (DMS) ist die Verwaltung digitaler Dokumente. Dabei geht es nicht nur darum, ein digitales Ablage- und Archivsystem zu schaffen. Vielmehr wird auch die kollaborative Ebene in den Vordergrund gerückt. Dokumente lassen sich mithilfe einer ganzheitlichen Softwarelösung nahtlos in Arbeitsabläufe einbinden. Dies ist auch für Schulen, in denen tägliche etliche Dokumente anfallen, von Relevanz. 

Personalverwaltung (HRM) 

Eine weitere, zentrale Funktion einer ERP-Software ist das Personalwesen, welches auch als Human Resource Management oder kurz HRM bezeichnet wird. Mithilfe einer ganzheitlichen ERP-Software lassen sich verfügbare Personalressourcen vom Hausmeister bis zur Lehrkraft zentral von einer Stelle aus verwalten. Eventuelle Fehlzeiten lassen sich hier digitalisiert erfassen. Verfügbare Vertretungen sind ebenfalls zentral ersichtlich, sodass die verfügbaren Ressourcen so zielführend wie möglich eingesetzt werden können. 

Notenverwaltung 

Die Notenverwaltung zählt, ähnlich der Stammdatenverwaltung, zu den zentralen Aufgaben einer Bildungseinrichtung. Damit einher geht auch die Möglichkeit, Zeugnisse unterschiedlicher Formate erstellen zu können. Diese Funktion steht wiederum mit dem Dokumentenmanagement in Verbindung, welches über entsprechende Vorlagen verfügen sollte. Im Idealfall sollte dabei der Datenteil des Zeugnisses möglichst dynamisch angepasst werden können. Auf diese Weise können alle Informationen zu gewählten Fächern sowie die Noten automatisiert aus dem zentralen System gezogen werden, ohne dass es einer manuellen Datenüberführung bedarf. 

Ein Blick auf sine qua non 

Vielen Organisationen, Unternehmen und Bildungseinrichtungen fällt die Auswahl einer geeigneten ERP-Software nicht leicht. Einer der Anbieter am Markt ist die sine qua non GmbH, welche unter anderem Lösungen des renommierten Systemhauses SAP im Portfolio hat.